Standar Operasional Prosedur (SOP) Gerai Sembako KDMP Asemdoyong

BAB I: MANAJEMEN PENGADAAN & HUBUNGAN PEMASOK

Tujuan: Menjamin ketersediaan barang dengan harga pokok penjualan (HPP) terendah.
Survei Pasar Bulanan: Pengelola wajib melakukan survei harga ke grosir/kompetitor sekitar Asemdoyong setiap tanggal 25 untuk memastikan harga jual koperasi tetap kompetitif.
Kriteria Pemilihan Pemasok (Vendor):

Cek "Buku Habis" (Buku catatan barang yang diminta konsumen tapi stok kosong).
Buat surat pesanan resmi berkop Koperasi Merah Putih untuk menghindari sengketa harga di kemudian hari.

Pemesanan dilakukan saat stok di gudang menyentuh angka Safety Stock (stok aman untuk 3 hari ke depan).

Cek Kesesuaian: Cocokkan antara fisik barang, Surat Jalan, dan PO (Jenis, Merk, Ukuran, Jumlah).
Cek Kualitas: Pastikan kaleng tidak penyok, karung beras tidak basah, dan segel botol utuh.
Cek Masa Kedaluwarsa: Tolak barang jika tanggal ED kurang dari 6 bulan (kecuali produk fresh seperti roti).

Administrasi Masuk: Petugas wajib menandatangani surat jalan, memberi stempel koperasi, dan menginput data ke Kartu Stok atau sistem komputer saat itu juga.
Teknis Penyimpanan:
Metode FEFO (First Expired First Out): Barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat wajib ditaruh di paling depan/paling atas.
Paletisasi: Karung beras dan gula tidak boleh menyentuh lantai langsung; harus diberi alas kayu/plastik (palet) agar tidak lembap dan berjamur.
Suhu Ruangan: Pastikan ventilasi gudang cukup untuk menjaga suhu agar minyak goreng tidak membeku atau tepung tidak berkutu.

Tujuan: Menciptakan loyalitas anggota melalui pelayanan prima.
Etika Petugas: Mengenakan seragam rapi, tanda pengenal, dan menerapkan 5S (Senyum, Sapa, Salam, Sopan, Santun).
Alur Transaksi Kasir:
Identifikasi Pelanggan: Wajib menanyakan "Apakah Bapak/Ibu Anggota Koperasi Merah Putih?" (Ini penting untuk data SHU).
Scanning: Scan barang satu per satu; pastikan harga di sistem sama dengan harga yang tertera di rak (Price Tag).
Tawaran Tambahan: Lakukan upselling (Misal: "Minyaknya sekalian Pak, sedang ada promo potongan harga bagi anggota.").
Pembayaran: Sebutkan total belanja, jumlah uang yang diterima, dan jumlah kembalian dengan jelas.
Penyerahan: Berikan struk asli dan ucapkan terima kasih.
Penanganan Uang Tunai: Uang di laci kasir tidak boleh melebihi batas (misal Rp1.000.000). Jika lebih, segera setor ke bendahara atau masukkan ke brankas untuk keamanan.

Zona Impulsif: Permen, cokelat, atau barang kecil diletakkan di dekat meja kasir.

Aturan Facing Out: Label merk barang harus menghadap ke depan (ke arah konsumen). Jangan ada bagian rak yang terlihat ompong/kosong.
Update Label Harga: Setiap ada perubahan harga di sistem, label harga di rak wajib diganti saat itu juga untuk menghindari komplain konsumen.
Jadwal Kebersihan:

Mingguan: Rak barang dikosongkan dan dilap untuk menghilangkan debu/sarang laba-laba.

Tujuan: Transparansi dan akuntabilitas pengurus.
Stock Opname (SO): Dilakukan setiap tanggal 30 atau 31. Seluruh pengurus dan pengawas ikut memantau. Selisih barang hilang/rusak harus dipertanggungjawabkan oleh pengelola gerai.
Laporan Laba Rugi: Manajer gerai menyusun laporan bulanan yang mencakup:

Pencatatan Partisipasi Anggota: Data belanja anggota direkap setiap bulan. Di akhir tahun, total belanja ini menjadi dasar pembagian SHU bagian Jasa Anggota. Anggota yang paling rajin belanja di gerai sendiri berhak mendapat SHU lebih besar.

Kehilangan Barang: Jika terjadi pencurian, petugas dilarang main hakim sendiri. Amankan pelaku, amankan barang bukti, dan lapor ke Ketua Koperasi/pihak berwajib (Polsek terdekat).
Kebakaran: Gerai wajib memiliki minimal satu unit APAR (Alat Pemadam Api Ringan) yang masih aktif dan diletakkan di tempat terbuka.