Panduan Mengurus Administrasi Sidang Skripsi Sampai Wisuda S1 Geografi

12 minute read
Pada tulisan kali ini saya akan berbagi pengalaman tentang bagaimana caranya mengurus administrasi mulai dari sidang skripsi sampai daftar wisuda.

Prosesnya cukup panjang dan kadang bikin saya bingung sehingga harus tanya kesana kemari.

Bukan hanya saya yang kebingungan, teman-teman se-angkatan juga merasakan hal yang sama.

Oleh karena itu saya berinisiatif untuk membuat postingan ini.

Harapannya, semoga apa yang tertulis dibawah ini bisa menjadi panduan bagi teman-teman yang sebentar lagi akan melaksanakan sidang skripsi dan menjadi seorang sarjana.

Okay, langsung saja berikut ini adalah langkah-langkahnya.

SEBELUM UJIAN
Mintalah kepada dosen pembimbingmu untuk mengakhiri kegiatan bimbingan skripsi di SITEDI.

Perlu kalian ketahui, sebelum meminta diakhiri, pastikan terlebih dahulu bahwa kegiatan bimbingan yang telah kamu lakukan adalah lebih dari 8 kali untuk tiap dosen pembimbing.

Jadi, apabila dosen pembimbing skripsimu ada dua orang, berarti total bimbingan minimal yang harus kamu lakukan adalah 16 kali.


Setelah dosen pembimbing skripsimu mengatakan bahwa SITEDI mu telah diakhiri, langkah selanjutnya yaitu mengeceknya di SITEDI.

Kita cek, apakah memang benar-benar sudah diakhiri atau belum. Cara mengeceknya, dapat kamu lakukan sebagai berikut:
1) Kunjungi SITEDI, atau klik link disini
2) Setelah "sigin", selanjutnya klik menu "PERALATAN → Data Mhs".


3) Klik menu "Skripsi", maka akan muncul  data mengenai skripsimu. Jika muncul tulisan "Sudah Selesai", berarti kegiatan bimbinganmu benar-benar sudah diakhiri oleh dosen pembimbing. Perhatikan gambar dibawah ini.


Berkas yang digunakan sebagai syarat pendaftaran sidang, dapat kamu minta di TU jurusan.

Sebagian dari berkas tersebut berupa formulir kosong sehingga harus kita isi dengan tulisan tangan.

Setelah kita isi, ada juga beberapa berkas yang perlu ditandatangai oleh Dosen Pembimbing Skripsi dan Ketua Jurusan. Adapun berkas-berkas yang perlu disiapkan untuk mendaftar sidang skripsi yaitu sebagai berikut:

1) KRS yang masih berlaku (minta di TU Jurusan)
2) Fotocopy KTM (fotocopy sendiri)
3) Bukti pembayaran SPP yang kita peroleh sewaktu melakukan pembayaran di bank.
4) Sertifikat TOEFL yang asli dan fotocopian (1 lembar).
5) Naskah skripsi dan artikel (masing-masing 1 eksemplar/1 bendel).
6) Surat keterangan dosen wali (minta di TU Jurusan).
7) Surat keterangan selesai bimbingan skripsi (minta di TU Jurusan).
8) Rekap nilai hasil studi mahasiswa (minta di TU Jurusan)..
9) Fotocopy 5 lembar sertifikat (yang berbeda) yang kamu peroleh selama menjadi mahasiswa.

Setelah berkas diatas sudah lengkap, selanjutnya yaitu menyerahkan berkas tersebut ke sekretaris jurusan. Jangan lupa, berkas diatas dimasukkan ke dalam map agar rapih.

Pada halaman map, ditulis judul "Ujian Skripsi".

Hal ini untuk membedakan antara berkas sidang dengan berkas seminar proposal. Dan jangan lupa pula ditulis nama dan NIM. Lihat contoh dibawah ini.

Setelah berkasnya ditaruh di meja nya Sekretaris Jurusan (Pak Sriyanto), maka kamu tinggal menunggu hasil pengumuman dosen penguji utama skripsimu.

Catatan:
Berkas sidang dapat diambil kembali setelah pengumuman jadwal ujian skripsi telah keluar.
Pengumuman dosen penguji bisa sehari, dua hari, atau bahkan sampai lima hari.  Pengumuman dosen penguji dapat kamu lihat di laman geografi.unnes.ac.id atau klik disini

Atau bisa juga kamu lihat di mading yang ada didekat toilet C1 lantai 2. Alhamdulillah waktu itu saya dapat penguji Dr, Juhadi, Msi.



Setelah tahu siapa dosen penguji utama skripsimu, langkah selanjutnya yaitu menghubungi kedua dosen pembimbing skripsi. Katakan ke dosen pembimbingmu bahwa sesuai hasil pengumuman yang dikeluarkan oleh pihak jurusan, dosen X adalah Dosen Penguji Utama skripsimu. Atau kamu bisa bilang begini:

"Mohon maaf mengganggu Ibu. Mohon ijin memberitahukan bahwa jadwal ujian skripsi saya akan dilaksanakan pada tanggal 3 Mei 2017 di Gedung C1 201 pukul 09.00 WIB. Dan penguji utamanya adalah Dr. Juhadi.  Apakah ibu bisa menguji skripsi saya pada hari tersebut?"

Jika dosenmu mengatakan: "Bisa Mas". Berarti tidak ada masalah mengenai jadwal ujian, dan langkah selanjutnya yaitu menghubungi Dosen Penguji Utama.

Namun, apabila dosenmu mengatakan: "Kalau hari tersebut, saya tidak bisa Mas".

Maka kamu harus sedikit bersabar, karena saya juga mengalaminya.

Saran saya, jika memang dosen pembimbingmu tidak bisa menguji pada tanggal yang telah ditentukan, sebaiknya mintalah jadwal/hari dan jam yang bisa digunakan oleh beliau untuk menguji skripsi. Atau kamu bisa membuat tabel seperti dibawah ini.


Setelah menghubungi kedua dosen pembimbing, langkah selanjutnya yaitu menghubungi dosen penguji utama. Kamu bisa bilang begini:

"Selamat siang bapak, mohon maaf mengganggu. Saya Nurhuda Asrori, mahasiswa Pendidikan Geografi 2012. Mohon ijin memberitahukan bahwa Bapak adalah dosen penguji utama skripsi saya yang akan dilaksanakan pada tanggal 3 Mei 2017 di ruang C1 201. Apakah bapak bisa menguji skripsi saya pada hari tersebut?".

Jika dosennya menjawab: "Waduh mas, saya ada acara penting pada tanggal itu, gimana kalau diganti saja?" Nah, kalau jawabannya seperti itu, maka kamu mintakan saja jadwal/jam kosong yang bisa beliau gunakan untuk menguji skripsi.

Lalu kamu cocokkan antara jadwal dosen pembimbing dan dosen penguji, kira-kira pada hari apa dan jam berapa mereka bisa menguji skripsimu.

Ini yang saya alami, dan sulitnya luarbiasa. Waktu itu Bu Erni dan Bu Wahyu bisa menguji hari kamis, tapi Pak Juhadi kagak bisa karena beliau ada acara. Kemudian saya cari hari lain yaitu Jumat.

Pak Juhadi dan Bu Wahyu bisa menguji pada hari Jumat, namun ternyata giliran Bu Erni yang tidak bisa.

Hal ini terjadi terus menerus sampai 3 minggu. Dan akhirnya bisa fix pada tanggal 3 Mei 2017.

Ketika jadwal mu sudah fix, maka langkah berikutnya adalah menyerahkan berkas-berkas ujian/sidang skripsi.
Perlu kalian ketahui, penyerahan berkas sidang maksimal H-3 sebelum pelaksanaan sidang. Jika kamu menyerahkannya H-1, bisa-bisa kamu kena semprot habis-habisan, dan dikiranya kamu enggak niat mengikuti ujian. Beberapa berkas sidang yang perlu diserahkan ke dosen penguji yaitu:

a. Naskah skripsi dan artikel masing-masing 1 eksemplar.
b. Undangan ujian skripsi (minta di TU Jurusan).
c. Surat tugas dosen (minta di TU jurusan).

Jangan lupa, berkas diatas harus dimasukan kedalam map coklat dan diberi sampul skripsi kayak gambar dibawah ini..
Map berisi berkas-berkas sidang yang diserahkan ke penguji

Konfirmasi ruangan sidang ke pihak TU jurusan dilakukan agar tidak terjadi 'tumbukan' jadwal antara mahasiswa satu dengan lainnya. Kamu perlu memberitahukan ke TU kapan pelaksanaan sidang mu, meliputi waktu pelaksanaan, tanggal dan ruangan. 
Tentunya kegiatan sidang ini memerlukan konsumsi (kecuali bulan puasa). Kosumsi tersebut terdiri dari:

a. Limak kotak snack,
b. Tiga kotak makan siang atau bisa juga diganti oleh-oleh.

Kalau tidak ingin ribet soal snack ini, kamu tinggal minta tolong ke Ibu Kus (TU) untuk memesankan konsumsi sidang.

Waktu itu biaya yang saya keluarkan untuk konsumsi sebesar Rp.200.000. Meskipun jumlahnya cukup besar, tetapi saya merasa puas karena isi snacknya cukup enak dan banyak.

Saya tidak memesan makan siang, karena pelaksanaan sidang masih tergolong pagi (09.00 WIB). Jadi, makan siang diganti dengan oleh-oleh yang juga dipesankan oleh bu Kus.
Kamu perlu mengingatkan kembali mengenai jadwal pelaksanaan sidang skripsimu ke tiap dosen penguji karena dikhawatirkan beliau lupa.

Perlu diingat, sebaiknya waktu mengingatkan dosen dilakukan Pukul 19.00 -21.00 WIB agar tidak terlalu malam.

Hal ini sangat penting.

Pengalaman, waktu itu teman saya tidak sempat mengingatkan dosen penguji sehari sebelum sidang. Kemudian yang terjadi adalah ketika hari pelaksanaan sidang, sang dosen kelupaan dan akhrinya terjadilah 'masalah'(kejadian lengkapnya dirahasiakan :D ).

Kamu bisa mengingatkan dosen penguji lewat SMS atau Whatsapp. Jika merasa bingung kata-katanya bagaimana, kamu bisa meniru kalimat dibawah ini:

"Assalamualaikum..
Mohon maaf mengganggu Ibu. Saya Nurhuda Asrori, mahasiswa Pendidikan Geografi yang akan diuji oleh Ibu. 
Mohon ijin mengingatkan bahwa ujian skripsi saya akan dilaksanakan besok pada:
Hari:  rabu, tanggal 3 Mei 2017
Tempat: Di Gedung C1 201
Waktu: 09.00 WIB
Terimakasih.."

SETELAH UJIAN
Setelah kegiatan sidang skripsi selesai, ada tiga kemungkinan yang dapat terjadi, yaitu:

a. Diterima tanpa revisi
Jika memang skripsimu sudah dianggap bagus dan layak oleh dosen penguji, maka selamat. Kamu bisa langsung melangkah pada tahap berikutnya, yaitu meminta validasi akhir.

b. Diterima dengan revisi
Jika dosen menganggap skripsimu sudah benar, namum ada beberapa yang harus diperbaiki, maka biasanya dosen memberikan kesempatan selama maksimal 3 bulan untuk memperbaiki apa-apa yang dianggap salah. Ini pula yang saya alami.

c. Tidak diterima
Nah ini nih yang paling parah. Biasanya skripsi yang tidak diterima disebabkan adanya unsur plagiat yang keterlaluan. Jadi, skripsimu itu benar-benar mirip 99% dengan skripsi mahasiswa lain yang pernah diujikan di jurusan yang sama. Untuk yang satu ini sih, kayaknya sangat jarang terjadi di geografi.

Untuk mahasiswa yang skripsinya diterima dengan revisi, biasanya diberikan waktu selama 3 bulan untuk memperbaikinya. Jika dalam waktu 3 bulan belum juga selesai direvisi, maka dengan terpaksa harus dilakukan sidang ulang dengan dosen penguji yang sama.

Perlu diingat, proses revisian skripsi dilakukan mulai dari dosen penguji 1. Setelah selesai revisian dengan penguji 1, maka dilanjutkan ke penguji 2, dan terakhir ke dosen penguji 3.
Setelah Dosen penguji 1, 2 dan 3 telah memberikan tandatangan pada lembar pengesahan skripsi, langkah selanjutnya yaitu meminta tanda tangan Dekan.
Perlu diingat, sebelum meminta tandatangan Dekan, pastikan terlebih dahulu bahwa skripsimu telah dijilid dan jangan lupa juga untuk mengcopy halaman pengesahan sebanyak 1 lembar, setelah itu baru kamu serahkan skripsi + fotocopy halaman pengesahan ke TU Fakultas.

Skripsi yang telah dijilid + fotocopy halaman pengesahan kelulusan
Setelah mendapatkan tanta tangan Dekan, langkah selanjutnya yaitu menghubungi TU Jurusan. Silahkan kamu tanya ke Ibu Kus, apakah nilai ujian skripsimu sudah keluar atau belum?
Jika ternyata belum keluar, segera kamu hubungi masing-masing dosen penguji, kemudian mintalah beliau untuk menginputkan nilai ujianmu.
Setelah 3 dosen penguji menginputkan nilai ujianmu, selanjutnya kamu hubungi lagi TU Jurusan (Bu Kus) untuk kemudian meminta beliau mencetakkan lembar Berita Acara. Setelah dicetak, lembar berita acara tersebut harus dimintakan tanta tangan dosen penguji, Ketua Jurusan, dan Dekan.

Lembar berita acara yang perlu dimintakan tanda tangan penguji, kajur dan dekan

Untuk mendapatkan kartu bebas perpus pusat, kamu harus menyerahkan file skripsi dan artikel dalam bentuk format Word dan Pdf. Perlu dingat, file skripsi yang akan diserahkan ke perpus pusat harus dilengkapi dengan hasil scan'nan tanda tangan pada:

a. Lembar Persetujuan Pembimbing
b. Lembar Pengesahan Kelulusan
c. Lembar Pernyataan

Setelah file skripsi dan artikel lengkap, selanjutnya file tersebut dimasukan kedalam CD dan diserahkan ke Perpus Pusat Lantai 2 (ruang multi media).

CD skripsi diserahkan ke ruang multimedia Perpus Pusat Lt.2
Contoh isi CD yang akan diserahkan ke perpus pusat.

File yang diserahkan ke perpus pusat berisi skripsi + artikel dalam format Word dan Pdf
Catatan:
Saran saya, sebaiknya kamu beli 3 keping CD, kemudian masing-masing CD di isi empat file seperti pada gambar diatas.

Tujuannya:
CD yang pertama diserahkan ke Perpus Pusat
CD yang kedua nantinya akan diserahkan ke Perpus Jurusan
CD yang ketiga nantinya akan diserahkan ke TU Jurusan

Setelah kamu menyerahkan CD ke Perpus Pusat, kamu akan diberikan selembar Kartu Tanda Penerimaan file skripsi.

Kartu Bebas Perpus Pusat
Kartu diatas + KTM kemudian dibawa ke petugas perpus bagian peminjaman buku untuk mendapatkan kartu bebas perpus Pusat.

Kartu Bebas Perpus Pusat
Untuk mendapatkan Kartu Bebas Perpus Jurusan, ada beberapa syarat yang harus kamu penuhi, yaitu:

a. Satu buah hard file skripsi yang sudah dijilid.
b. Satu buah hard file artikel yang sudah dijilid.
c. Buku peminjaman alat.
d. Satu keping CD berisi file artikel dan skripsi dalam format Word dan Pdf.
e. Fotocopy halaman judul skripsi, halaman judul artikel, lembar persetujuan pembimbing, dan lembar pengesahan lulusan (masing-masing 3 lembar)
f. Buku syarat bebas perpus.

Keterangan:
Buku syarat bebas perpus adalah buku yang harus kalian berikan ke pihak perpus Jurusan Geografi. Harga buku yang akan diserahkan yaitu minimal Rp.100.000/mahasiswa.

Pengalaman, waktu itu saya tanya ke petugas perpus jurusan (mas Wisnu) mengenai buku apa yang harus saya serahkan. Dia merekomendasikan sebuah buku dengan judul "Perilaku Organisasi" karya Stephen Robbins.

Setelah itu, saya kemudian mencari buku tersebut di toko buku yang ada disekitar Stadion Semarang. Ternyata harganya Rp.125.000. Kalau teman-teman nyari bukunya di Gramedia mungkin harganya akan lebih mahal :D.

Ke-enam syarat yang sudah lengkap tersebut kemudian diserahkan ke Petugas Perpus Jurusan (mas Wisnu), baru kemudian kamu akan diberikan selembar Kartu Bebas Perpus Jurusan seperti pada gambar dibawah ini.
Kartu Bebas Perpus Jurusan
Untuk dapat mengupload file skripsi, silahkan kamu login ke menu Sitedi.

Kemudian klik -Data Mhs-
Klik 'Data Mhs'
Selanjutnya klik menu -File Skripsi-

Klik menu -File Skripsi-
Setelah kamu klik, maka akan muncul delapan kolom yaitu abstrak, bab 1, bab 2, bab 3, bab 4, bab 5, lampiran, dan artikel.

Sebelum file mu di upload ke Sitedi, sebaiknya compress/perkecil ukuran foto yang ada di dalam skripsimu karena apabila ukuran file mu terlalu besar maka akan terjadi kegagalan saat proses upload.

Setelah semua file telah diupload, langkah selanjutnya yaitu mencetak bukti upload dengan cara mengekan tombol -Cetak Bukti Upload- pada laman SITEDI mu.

Setelah upload file skripsi, cetak surat bukti upload pada laman upload di SITEDI

SBVT dapat kamu minta di Sekretaris Jurusan (Tahun 2017 Pak Sriyanto). Namun untuk dapat mencetak SBVT ada beberapa syarat yang harus kamu penuhi, yaitu:

a. Lembar Berita Acara
b. Kartu Bebas Perpus Pusat
c. Kartu Bebas Perpus Jurusan
d. Bukti Upload Skripsi (yang dicetak dari SITEDI).
e. Surat bukti telah mengumpulkan CD ke TU Jurusan (Bu Kus).
f. Sertifikat TOEFL asli

Setelah Ke-enam syarat tersebut lengkap, masukan kedalam map kemudian diserahkan ke Sekretaris Jurusan.

Sebelum minta ttd Kajur dan Dekan, SBVT digandakan sebanyak 3 kali
SBVT yang diberikan oleh sekretaris Jurusan kemudian digandakan sebanyak 3x.

Selanjutnya dimintakan tanda tangan Kaprodi dan Dekan. Untuk prodi Pendidikan Geografi, Ketua Program Studi nya adalah Pak Tjatur (Tahun 2017).
Administrasi wisuda jurusan yang perlu diurus antara lain:

a. Membayar biaya wisuda jurusan sebesar Rp.200.000 (di TU Jurusan).
b. Menyerahkan SBVT yang telah ditanda tangani (di TU Jurusan).
c. Menyerakhan 1 lembar foto ukuran 3 x 4 (di TU Jurusan).
SKL (Surat Keterangan Lulus) dapat kamu buat dengan menginput data di siradi.unnes.ac.id

Caranya sebagia berikut:

1. Login ke siradi.unnes.ac.id

2. Klik menu "MASUK SISTEM", kemudian tulis NIM dan Password sikadu mu.
3. Klik menu "Form Keterangan Lulus".


4. Isi kolom formulir yang telah disediakan, meliputi: IPK, Tanggal lulus, Nomor ijasah, dan Judul skipsi. Semua data ini dapat kamu lihat pada SBVT yang sebelumnya telah kamu cetak.

Formulir pengajuan SKL


Tanggal kelulusan dan nomor ijazah dapat dilihat di SBVT
5. Setelah 2 sampai 3 hari, kamu bisa mengambil SKL mu di TU Fakultas.
Daftar wisuda online dilakukan pada laman wisuda.unnes.ac.id.

Daftar wisuda online
Setelah kamu mengisi kelengkapan data yang disediakan, langkah selanjutnya yaitu mencetak formulir pendaftara wisuda.

Cetak formulir pendaftaran wisuda

Setelah melakukan pendafatar wisuda online, langkah selanjutnya yaitu membayar biaya wisuda dan IKA Unnes di Bank BNI.

Adapun besaran biaya wisuda yaitu sebesar Rp.500.000
Biaya pembayaran IKA Rp.100.000

Catatan:
Bukti pembayaran wisuda dan IKA Unnes jangan sampai hilang.
Verivikasi wisuda dilakukan di loket BAKK Unnes. Adapun lokasi BAKK berada di Gedung Rektorat bagian belakang atau tepat berada disamping gedung IT Unnes.

Jika kamu bingung, pergi saja ke belakang gedung rektorat, nanti disitu ada gazebo kecil. Nah, disekitar gazebo akan kamu temukan loket verivikasi wisuda. Dibawah ini adalah gambarnya.
Loket verivikasi wisuda berada di Belakang Gedung Rektorat Lantai 1 (disamping gedung IT Unnes)
Adapun berkas yang perlu dibawa ke BAKK Unnes antara lain:

a. Fotocopy ijasah SMA/SMK (1 lembar).
b. SBVT(1 lembar).
c. Foto ukuran 3x4 sebanyak 6 (enam) lembar.
d. Formulir pendaftaran online.

Setelah itu, kamu akan mendapatkan nomor peserta wisuda.


Catatan:
Bukti pembayaran wisuda dan IKA Unnes jangan sampai hilang.

iklan tengah